Viele Mitarbeiter*innen und Unternehmen mussten unter den Auswirkungen der Covid-19 Pandemie leiden. Die Corona Pandemie hat aber gerade im Bezug auf das Thema hybrides Arbeiten einige Vorteile sowohl für die Arbeitenden, als auch für die Unternehmen mit sich gebracht. Für Unternehmen kann die Implementierung einer Desk Sharing Software so zum Beispiel zu großen Kosteneinsparungen führen. Mitarbeiter*innen profitieren beispielsweise von dem Wegfall der Pendlerzeiten. Die Einführung eines Desk Sharing Konzeptes kann sich für alle Beteiligten positiv auswirken. Wie? Das wird im Folgenden genauer beleuchtet.
Geht mit dem Wandel der Zeit und profitiert von den Vorteilen einer Desk Sharing Software. Um heutzutage als Unternehmen junge Menschen anzuziehen, ist es ratsam, diesen die Möglichkeit des hybriden Arbeitens zu geben. Auf diese Weise kann der Wunsch nach Abwechslung im Arbeitsalltag erfüllt werden. Mitarbeiter*innen können zwischen der Arbeit im Büro und der Arbeit im Home-Office frei wählen und den Arbeitstag nach ihren eigenen Vorstellungen und Vorlieben gestalten.
Diese Kombination führt dazu, dass Büros nicht mehr voll ausgelastet sind. Schreibtische und Arbeitsräume bleiben teilweise tagelang ungenutzt. Euer Unternehmen kann Kosten einsparen, indem es die Anzahl von Räumen und Schreibtischen reduziert. Es kommt dadurch zum Shared Desk Modell. Anwesende Mitarbeitende teilen sich die zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze. Es verfügen nicht mehr alle Mitarbeiter*innen über einen eigenen, festgelegten Platz. Demzufolge gibt es mehr Mitarbeiter*innen als Schreibtische. Immer bedeutsamer werden dadurch die Absprachen untereinander und eine gegenseitige Rücksichtnahme. Nur so kann Desk Sharing funktionieren.
Ihr solltet deshalb für eine geeignete Desk Sharing Software sorgen. Diese Softwarelösungen bieten mittlerweile sogar die Möglichkeit, neben der Buchung von Arbeitsplätzen, die Mitarbeitenden auch bei der Prüfung der Belegung vorhandener Besprechungsräume, des Parkplatzstatus und der Luftqualität zu unterstützen. Auch auf eine Personenzählung stark frequentierter Bereiche, wie zum Beispiel der Unternehmenskantine, kann mittels Desk Sharing Software zurückgegriffen werden.
Euer Unternehmen kann Büroräume effektiver nutzen und Kosten einsparen, indem Schreibtische, die nicht gebraucht werden, wegfallen. Auf diese Weise wird eine moderne Arbeitswelt geschaffen, die beispielsweise mehr Raum für Flexibilität und abteilungsübergreifende Kommunikation zulässt. Dadurch wird auch die Mitarbeiterzufriedenheit positiv beeinflusst. Eure Arbeitnehmer*innen kommen gerne ins Büro und wissen die Vorzüge einer Kombination aus der Arbeit vom Büro und aus dem Home Office zu schätzen.
Es liegt auf der Hand, dass hybride Arbeitsmodelle der Schlüssel zum Erfolg sein können, denn sie bieten den Vorteil einer größeren Flexibilität für Mitarbeiter*innen. Die Unterschiede zwischen den Menschen sind groß, manche arbeiten lieber im Büro, sind dort produktiver, bei anderen ist genau das Gegenteil der Fall. Sie können sich im Home-Office besser konzentrieren und weisen dort eine höhere Produktivität auf. Für manche Menschen ist es einfacher eine ausgeglichene Work-Life-Balance zu erzielen wenn sie ihren Arbeitsschwerpunkt im Büro haben, bei anderen ist diese im Gleichgewicht bei der Arbeit von zu Hause. Sind eure Mitarbeiter*innen also entsprechend flexibel in ihrer Tagesgestaltung, bietet ihr als Arbeitgeber die Möglichkeit des hybriden Arbeitens an, wird dadurch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erzielt. Im Umkehrschluss bedeutet dies für euer Unternehmen, dass ihr gerade für jüngere Generationen besonders attraktiv seid.
Auch auf die Produktivität eures Unternehmens wirkt sich diese Mitarbeiterzufriedenheit durch den Trend des hybriden Arbeitens, positiv aus. Mitarbeiter*innen, die gerne ihre Arbeit machen, sind motivierter gute Leistungen zu bringen. Sie fühlen sich wohl und wollen ihr Bestes geben. Darüber hinaus ist die Loyalität eurem Unternehmen gegenüber beim hybriden Arbeiten häufig ausgeprägter.
Hybrides Arbeiten bietet euren Angestellten die Möglichkeit, sich in Besprechungsräumen vor Ort zu treffen. Es ist aber genauso gut möglich, das ein Teil des Teams zum Beispiel per MS Teams zum Meeting zugeschaltet wird. Vor allen Dingen in Zeiten von Corona, wo die Anforderungen bezüglich des Einhaltens von Hygiene- sowie Abstandsregeln von besonderer Bedeutung sind, bieten hybride Arbeitsformen den Vorteil, dass nicht zu viele Menschen auf den Büroflächen sind.
Das A und O, damit hybrides Arbeiten funktioniert ist ein Buchungssystem, das die Mitarbeitenden zum Beispiel bei der Buchung des Arbeitsplatzes für den nächsten Tag oder gar die nächsten Tage unterstützt. Ein geeignetes Buchungssystem zu finden, ist die Aufgabe eures Unternehmens. Dabei solltet ihr sowohl eigene Interessen, als auch die Belange eurer Mitarbeitenden berücksichtigen.
Zunächst ist es sinnvoll, dass ihr euch einen Überblick bezüglich der am Markt erhältlichen Produkte verschafft, euch über deren Inhalte informiert und festlegt, was das System für die Arbeitsplatzverwaltung können soll. Verfügt das Büro über Besprechungsräume, macht es Sinn, dass das Desk Sharing System die Belegung dieser Räumlichkeiten abbilden kann. Eine Anzeige, ob ein solcher Raum für die Buchung verfügbar ist, ist häufig eine der Grundvoraussetzungen für die Implementierung einer Shared Desk Lösung.
Zahlreiche Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden Parkplätze zur Verfügung. Es macht daher Sinn, auch die Buchungen dieser sich am Standort des Unternehmens befindenden Parkmöglichkeiten, mittels weniger Klicks durchführen zu können.
Hinter dem Produkt smartBRICKS steht die BRICKMAKERS GmbH mit Firmensitz in Koblenz. Bereits seit dem Jahr 2011 hilft BRICKMAKERS als Agentur für Digitalisierung seinen Kunden, maßgeschneiderte digitale Lösungen in den Bereichen Digitalisierung, IoT und Enterprise-Anwendungen zu entwickeln.
Bei smartBRICKS kommt nicht nur alles aus einer Hand, die Anwendung zeichnet sich auch durch ihre flexible und intuitive Bedienung aus und Schnittstellen sorgen dafür, dass Insellösungen im B2B Bereich zusammengebracht werden können. Es handelt sich um ein Angebot, bei dem auf Wunsch ein Komplettsystem möglich ist. Dieses umfasst neben Sensoren auch die entsprechende Verwaltungsoberfläche, sowie die Web Anwendung und mobile App für Android und iOS. Der Fokus liegt bei der smartBRICKS Plattform auf einer maximalen technischen Flexibilität und einer intuitiven und ausgesprochen user-zentrierten Handhabung.
Innerhalb von smartBRICKS haben Nutzer die Möglichkeit, durch ein sicheres und einfach zu bedienendes Rollenmanagement den Mitarbeiter*innen je nach Aufgabenbereich entsprechende Zugriffsrechte zuzuordnen. Auf diese Weise können sie dann auf andere sichtbare Funktionen zugreifen.
Aber wodurch wird eigentlich die Sicherheit von smartBRICKS gewährleistet? Dies verdeutlicht der folgende Überblick:
Mit Hilfe der smartBRICKS Anwendung haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, Arbeitsplätze, Meetingräume für Termine oder gar einen Parkplatz zu buchen. Die Reservierung erfolgt dabei einfach und unkompliziert per App sowohl für iOS, als auch für Android Geräte oder auch im Browser. Eine Anbindung zu Microsoft Office365 und AzureAD ist außerdem möglich. Somit können beispielsweise Kalender verbunden und die Planung dadurch vereinfacht werden. Zudem ist das System DSGVO konform. Darüber hinaus können Mitarbeiter*innen auch feststellen, welche Kollegen*innen einen Schreibtisch gebucht haben. Die Planung und Absprache untereinander wird somit ebenfalls vereinfacht.
Ein weiteres Tool ist der Einsatz von Sensoren am Arbeitsplatz. Diese sorgen für Transparenz und können die Luftqualität unterschiedlicher Zonen, den Tür- und Fensterschließstatus und sogar eine Personenzählung stark frequentierter Bereiche durchführen. Auf Basis der Messung von Luftqualität in Form der Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Luftqualität erhaltet ihr Aufschluss darüber, ob beispielsweise eine Stoßlüftung der Räumlichkeiten durchgeführt werden sollte.
Ihr seid auf der Suche nach einem geeigneten Buchungsmanagement, um Hot Desking mit Home-Office zu verbinden? Dann ist smartBRICKS die Lösung. Bei der Umsetzung hab ihr einen starken Partner an eurer Seite. Desk Sharing in den Alltag im Büro zu implementieren wird im Handumdrehen funktionieren. Die Koordination von Arbeitsplätzen sowie Räumen für Meetings stellt dann kein Problem mehr dar.
Fotos: unsplash.com
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
