Die Pandemie hat einen Wandel in der Arbeitswelt ausgelöst. Gerade Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden bedingt durch die Homeofficeverpflichtung von zu Hause haben arbeiten lassen müssen, sind auch jetzt, da die coronabedingten Vorschriften weitgehend aufgelöst wurden weiterhin an remote Arbeit interessiert. Auch die Mitarbeitenden haben durch die Homeofficepflicht diverse Vorteile erkannt und wollen auch heute nicht mehr auf die Möglichkeit verzichten, zumindest zeitweise von einem anderen Ort außerhalb des unternehmenseigenen Büros zu arbeiten.
Hierbei handelt es sich um eine Software, die Unternehmen und deren Mitarbeitende bei der Buchung und Verwaltung von geteilten Arbeitsplätzen bzw. Meetingräumen unterstützt. Einfach und unkompliziert kann dabei die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen, mittels Anwendung im Browser oder per mobile App, eingesehen werden.
Die Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach dem passenden Schreibtisch, bzw. Meetingraum verbringen, können sie in sinnvollere Tätigkeiten investieren, da sie durch eine Desk-Sharing Buchungssoftware bei der Reservierung des Arbeitsortes unterstützt werden.
Das Buchungssystem ermöglicht den Mitarbeitenden, schnell und einfach einen Überblick bezüglich zur Verfügung stehender Schreibtische und Meetingräume zu erhalten.
Mitarbeitende können mit Hilfe einer Buchungssoftware für Desk-Sharing ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Verfügbarkeit flexibel buchen und auch ändern. Entsprechend ihrer Aufgaben und Anforderungen ist es ihnen somit ohne Probleme möglich, den optimalen Arbeitsplatz auszuwählen.
Desk-Sharing macht es möglich, dass durch die Teilung der Arbeitsplätze frei gewordene Büroflächen anderweitig genutzt werden können oder gar die Bürofläche verkleinert werden kann. Dies führt sodann zu geringeren Strom-, Miet- und auch Reinigungskosten.
Die Buchungssoftware hilft Mitarbeitenden dabei, ihren Arbeitsplatz entsprechend ihrer Aufgaben und Projekte zu wählen, wodurch diese sich mehr fokussieren und konzentrieren können, was wiederum zu einer gesteigerten Produktivität führt.
Eine Desk-Sharing Buchungssoftware sollte über die folgenden Funktionen verfügen:
Eine elementare Funktion stellt sicherlich die Buchung bzw. Reservierung des Shared Desk, der Meetingräume und der Parkplätze dar. Diese kann für einen oder auch mehrere Tage im Voraus erfolgen.
Die Verfügbarkeit von Schreibtischen/Arbeitsplätzen, Meetingräumen und Parkplätzen sollte übersichtlich, in Form eines Kalenders eingesehen werden können. Dabei ist es wichtig, dass die Kalenderdaten stets aktuell sind und in Echtzeit übermittelt werden.
Nach erfolgreicher Buchung ist es sinnvoll, die Mitarbeiten zum Beispiel per E-Mail oder SMS über die erfolgreiche Reservierung des gewünschten Platzes zu informieren.
Mit Hilfe einer Berichtsfunktion kann das Unternehmen Aufschluss über die Auslastung der vorhandenen Schreibtische und Meetingräume erhalten. Aufgrund dieser Berichte können Maßnahmen ergriffen werden, wie beispielsweise eine Verkleinerung der Bürofläche oder eine Umnutzung der freien Arbeitsplätze.
Aber auch Berichte bezüglich Luftqualität, Raumtemperatur und Lautstärke in den Büroräumen ist ein Feature das einen großen Nutzen für Mitarbeitende und Unternehmen hat. Durch die Verknüpfung der Software mit den Sensoren können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, sollten die Werte der Berichte nicht optimal sein.
Die Buchungssoftware sollte darüber hinaus über Möglichkeiten verfügen, andere Systeme wie zum Beispiel Kalender, E-Mails und MS Sharepoint zu integrieren, aber auch Sensoren anbinden zu können, bringt Unternehmen sowie Mitarbeitenden zahlreiche Vorteile.
Der Collegue Finder zeigt Mitarbeitenden an, welche/r Kolleg*in, wann im Büro ist. So können Planungen der Bürotage einfacher erfolgen.
Der Colleague Finder fördert aktiv Termine vor Ort im Büro und den Kontakt unter Mitarbeitenden. Zusammen mit einer modernen App kann auf diese Weise die Zufriedenheit der Mitarbeitenden positiv beeinflusst werden.
Der Einsatz von Luftqualitäts- und Lautstärke-Sensoren ermöglicht die Überwachung des Büroklimas, wodurch eine gesunde Arbeitsumgebung geschaffen wird.
Durch die Möglichkeiten, die der Colleague Finder bietet, finden wieder mehr Vorort-Termine statt. Das fördert den Zusammenhalt und die produktive Zusammenarbeit.
Durch die Nutzung von Shared Desks und Parkplatz Sharing ergibt sich ein großes Potential Büro- sowie Parkplatzfläche und damit Kosten einzusparen und für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen. Zusammen mit einer Flächen-Management-Software kann nachvollzogen werden, wie intensiv die Immobilie genutzt wird, und gibt Sicherheit, soviel Fläche anzumieten, wie wirklich benötigt wird.
Nicht nur eingesparte Büro- und Parkplatzfläche senkt die Betriebskosten und führt zu mehr Nachhaltigkeit. Durch den Office Heartbeat Monitor können ganz flexibel, Büroteile geöffnet und geschlossen werden, so wie es die Auslastung gerade zulässt. Auch die Reinigung des Gebäudes kann auf diese Weise intelligent gesteuert werden.
smartBRICKS bietet ein Maximum an Flexibilität. Die App ist im Web und für Android & iOS verfügbar. Die Anmeldung kann über ein eigenes SSO passieren und falls Daten in ein anderes System überführt werden sollen, wird ein umfangreiche Rest-API angeboten. smartBRICKS hat den Unternehmenssitz in Deutschland und betreibt Server in der EU.
Die Nutzung einer Desk-Sharing Buchungssoftware hat wie soeben dargestellt, viele Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen. Die Arbeitsorganisation der Schreibtischbuchung und Zuordnung wird enorm vereinfacht. Dadurch kann Zeit, die durch die Vereinfachung per Buchungssoftware zur Verfügung steht, in andere, wichtigere Aufgaben investiert werden.
Es ist für alle Beteiligten eine immense Erleichterung und durch das Konzept der Desk-Sharing Software wird ein ansonsten entstehendes Chaos verhindert. Mitarbeitende kommen durch die Möglichkeit der Vorabbuchung eines Schreibtisches nicht ins Büro und stehen vor dem Problem, keinen Arbeitsplatz zu haben. Mit Hot Desking kann man darüber hinaus Kosten sparen.
Demzufolge ist es auf jeden Fall lohnenswert, sich über die Einführung einer Desk-Sharing Buchungssoftware Gedanken zu machen.
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
