Die Corona Pandemie hat Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen vor große Herausforderungen gestellt. Nicht nur der stete Wechsel zwischen der Arbeit im Home-Office und der Arbeit vor Ort, sondern auch der organisatorische Aufwand, der dahinter steckt und die geforderte Anpassung an alle Veränderungen durch die Covid-19-Pandemie, sind nach wie vor wichtige Themen.
Die neue Arbeitswelt ist mittlerweile geprägt von Begriffen wie New Work, Desk Sharing, Hot Desking, Desk Hoteling, Flex Desks, Remote Work und Coworking Spaces. Diese Entwicklung macht deutlich, wie wichtig zum Einen die Bedürfnisse der Arbeitnehmer*innen sind, aber auch wie dieser Wandel die Unternehmen zum Umdenken anregt.
Aber was versteht man eigentlich unter den Begrifflichkeiten Desk Sharing, Hot Desking und Desk Hoteling? Wo liegen die Unterschiede und was sind die Gemeinsamkeiten?
Beim Desk Sharing handelt es sich um den übergeordneten Begriff einer Arbeitsform, bei der die zur Verfügung stehenden Tische nicht speziellen Personen gehören. Die Tische werden nach einem bestimmten System geteilt. Bei Hot Desking und Desk Hoteling werden Tische gemeinschaftlich genutzt. Hot Desking bietet den Arbeitnehmer*innen mehr Flexibilität und eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Ihren Arbeitnehmer*innen nicht vorschreiben vor Ort (in den Räumlichkeiten des Unternehmens) zu arbeiten.
Nicht nur beim Hot Desking und Desk Sharing, sondern auch beim Hoteling kann aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen gewählt werden. Es gibt keine fest zugeteilten Tische sondern frei verfügbare Arbeitsplätze für die Mitarbeitenden. Diese können flexibel genutzt werden. Während jedoch bei der Organisationsform des Hot Deskings die Nutzung der Schreibtische mitunter mehrmals am Tag geändert werden kann, reservieren die Mitarbeitenden beim Desk Hoteling im Voraus ihren festen Platz. Das Büroorganisationssystem des Hot Desking wird vor allem von Unternehmen eingesetzt, die ihre Arbeitnehmer*innen verpflichten an einer bestimmten Anzahl von Tagen pro Woche vor Ort zu Arbeiten.
Mittlerweile sind die Unternehmen nicht mehr an die Home Office Verpflichtung gebunden und können und wollen ihre Mitarbeiter*innen wieder zurück ins Büro holen. Auch die Mitarbeiter*innen haben das Bedürfnis, ihre Kolleg*innen persönlich zu treffen um sich Face-to-Face auszutauschen und nicht nur ihr Gegenüber per MS Teams zu sehen oder die Posts der Lieblingskollegen*innen bei Facebook oder Twitter. Ihnen fehlt die Arbeit vor Ort, als Team. So möchten sie zumindest an einigen Tagen in der Woche wieder in den Genuss des "ganz normalen" Büroalltags kommen. Aber was sollte im Vorfeld sichergestellt sein, damit die Rückkehr ins Büro für alle ohne größere Schwierigkeiten verläuft?
Diese Vorbereitungen sollten vorab erfolgen:
Beim Desk Sharing stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter*innen keinen festgelegten Arbeitsplatz zur Verfügung. Vielmehr kann ein Schreibtisch von unterschiedlichen Mitarbeiter*innen genutzt werden. Häufig ist es deshalb so, dass es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter*innen gibt. Diese Form des Desk Sharings setzt eine gewisse Flexibilität voraus. Auch ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter*innen im Vorfeld absprechen und bereit sind, sich gegebenenfalls auf eine ungewohnte Arbeitsumgebung einzustellen.
Bekannt wurde das Thema Desk Sharing vor allem durch große Unternehmen wie Google und Facebook. Im Silicon Valley werden Desk Sharing Konzepte bereits seit längerer Zeit eingesetzt.
Klar definierte Regeln sind das A und O, damit diese Konzepte funktionieren. Der Arbeitsplatz muss vorab "gebucht" und nach Beendigung der Arbeit sauber, ordentlich und frei von persönlichen Gegenständen wie zum Beispiel Bilder der Kinder oder des Ehepartners, hinterlassen werden. Es ist daher sinnvoll, im Büro auch eine gewisse Anzahl an Spinden oder Rollcontainern vorzuhalten, in die die persönlichen Utensilien nach getaner Arbeit verstaut werden können.
Desk Sharing Konzepte bringen diverse Vorteile, aber auch einige Nachteile mit sich. Im Folgenden soll darauf näher eingegangen werden:
Vorteile:
Vorteile für Arbeitgeber*innen:
Vorteile für den/die Arbeitnehmer*in:
Nachteile:
Damit die Umstellung von der Arbeit im Home office auf die Rückkehr in den Büroalltag leicht fällt, ist es wichtig, den Mitarbeiter*innen einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sie sich wohlfühlen. Die Mitarbeiterzufriedenheit sollte dabei im Fokus stehen. Dies kann das Unternehmen durch verschiedene Maßnahmen erreichen.
Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wichtiger Baustein einer nachhaltigen umfassenden Unternehmensstrategie, siehe z.B. das Scaling Up Framework von Verne Harnish. Denn der Erfolg eines Unternehmens ist neben der Strategie, der Ausführung und des Cash-Flow auch maßgeblich abhängig vom Betriebsklima und der Firmenkultur. Menschen möchten nicht nur die Möglichkeit haben, Karriere zu machen, sondern sehnen sich vor allem auch nach einem Arbeitsplatz an dem sie sich wohlfühlen. Hat jemand Spaß am Beruf und fühlt sich am Arbeitsplatz wohl, ist er oder sie auch motivierter. Eine wichtige Unternehmensaufgabe ist es daher, die richtige Atmosphäre zu schaffen. Die oben genannten Punkte sollen genauso zum Wohlbefinden der Angestellten beitragen, wie man dies zum Beispiel unter anderem durch angenehm gestaltete Büroräume erreichen kann. Unternehmen die die Themen New Work und Mitarbeiterzufriedenheit groß schreiben, werden sich zukünftig einzigartig präsentieren und ihre Angestellten lange an sich binden. Auch bei der Suche nach neuem Personal ist es von Vorteil, wenn die Unternehmensphilosophie Themen wie Team Geist, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit umfasst.
Die Covid-19 Pandemie hat sowohl die Mitarbeiter*innen, als auch die Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Dinge wie Selbstorganisation, Schritt für Schritt eigene Lösungen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und die Organisation des Büroalltags im Homeoffice, mussten viele Mitarbeiter*innen erst lernen. Aber auch die Mitarbeiter*innen wieder von der Arbeit im Büro zu überzeugen, ist für das Management der Unternehmen oftmals nicht leicht. Hier ist eine Kommunikation auf Augenhöhe und die Motivation der Mitarbeiter*innen von besonderer Bedeutung.
Welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen sollten, um nicht nur gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch die Angestellten an einen "sicheren" Arbeitsplatz zurückzuholen, zeigen die folgenden Punkte:
Wir wachsen alle an Herausforderungen, Unternehmen wie Mitarbeiter*innen. Die Unternehmensstrategie, sollte auch immer im Einklang mit den Bedürfnissen der Fachkräfte stehen. Es muss zwar nicht alles ausnahmslos mit aufgenommen werden, aber zu den Aufgaben eines erfolgreichen Unternehmens sollte immer die Steigerung der Effizienz zählen. Effizient arbeiten Menschen meist dann, wenn man ihnen als Unternehmen auch gewisse Freiräume lässt, denn am Ende des Arbeitstages zählt das Ergebnis.
Effizienz, ein Begriff, der einhergeht mit dem Thema Desk Sharing. Denn nicht zuletzt ist Desk Sharing das Konzept der Zukunft. Den passenden Rahmen für ein solches Konzept zu erstellen, ist heutzutage eine wichtige Aufgabe im Unternehmen und dies nicht nur, damit die optimale Nutzung von zur Verfügung stehenden Arbeitsplätzen erfolgen kann, sondern auch um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden positiv zu beeinflussen.
Fotos: unsplash.com
Mit der smartBRICKS Lösung sehen deine Mitarbeitenden auf einen Blick, wer gerade im Büro ist, um sich so einfach und unkompliziert austauschen zu können.
Gleichzeitig kannst du Bürofläche sparen, indem deine Mitarbeitenden per App oder Webseite Meetingflächen, Arbeits- und Parkplätze selbstständig buchen.
