Im folgenden Artikel geht es um bekannte Unternehmen, die bereits erfolgreich Desk-Sharing Konzepte einsetzen. Darüber hinaus wird erklärt, wie eine optimale Desk-Sharing Quote berechnet wird und wie die Vorteile und Nachteile und die Regeln und rechtlichen Aspekte zum Thema Desk-Sharing aussehen.
Vor allem durch den Beginn der Corona-Pandemie wurde ein Wandel in der Arbeitswelt ausgelöst. Immer mehr digitale Lösungen kommen seitdem bei Unternehmen zum Einsatz. Dies hat zur Folge, dass die Arbeitsorganisation moderner und flexibler wird.
Das New Normal lautet nun hybrides Arbeiten. Während noch vor März 2020 Home-Office ein Begriff war, den viele zwar bereits kannten, die meisten jedoch nicht lebten, änderte sich dies mit und durch Covid-19. Meetings fanden seitdem vor allem über Programme wie MS Teams oder Zoom statt. Mitarbeiter*innen kommen seltener ins Büro, die Arbeit von zu Hause überwiegt.
Um jedoch die Mitarbeiter*innen nun wieder ins Büro zu "locken", müssen gewisse Anreize geboten werden. Passende Arbeitszeit-Modelle, agile Arbeitsweisen und eine ansprechende Gestaltung der Büroräume auf Basis von New-Work-Trends, wie beispielsweise durch moderne Büromöbel und Pflanzen, können Unternehmen dabei unterstützen, den Wandel der Arbeitsplätze entsprechend der Anforderungen der Mitarbeitenden zu erreichen.
New Work bedeutet, die Arbeitsweisen vor der Pandemie mit den Erfahrungen aus der Arbeit im Home-Office und dem damit entstandenen neuen Potenzial, sinnvoll zu verknüpfen. Dabei ist eine Kombination aus der Anwesenheit im Büro, sowie der Arbeit von einem frei wählbaren Arbeitsort sinnvoll. Eine einseitige Arbeitsroutine, die nur aus Remote, oder ausschließlich aus der Arbeit im Büro des Unternehmens besteht, ist dabei nicht mehr zeitgemäß. Eine Mischung aus Remote- und Büroarbeit ist, was Unternehmen heutzutage erfolgreich macht. Mitarbeitende entscheiden selbst, wann und von wo sie arbeiten möchten.
Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile mit großem Erfolg auf Grundlage von hybriden Arbeitsmodellen sowie der Idee des flexible Office und profitieren von der Flexibilität, die sich daraus ergibt.
Die Idee des Desk-Sharings ist nicht nur bei Start-ups und Tech Riesen ein Thema. Vorreiter der Unternehmen, die im Rahmen von New Work auf hybrides Arbeiten setzen, sind zum Beispiel BMW, ADAC, Deutsche Bank, Lufthansa, Siemens, Microsoft und Deloitte. Aber wie setzen diese Unternehmen die Hybriden Arbeitsmodelle um? Auf diese Frage wird im Folgenden näher eingegangen:
BMW führte bereits im Jahr 1995 Telearbeit ein und ist somit Pionier in Bezug auf das Thema Home-Office. Dabei wurde Telearbeitern von BMW in ihren eigenen vier Wänden, ein Arbeitsplatz eingerichtet.
Durch das Thema Digitalisierung haben sich aber auch bereits Kommunikationstools wie Skype und Teams bei BMW bewährt. Darüber hinaus wird zum Beispiel auch im Bereich der Berufsausbildung jede/r Auszubildende mit mobiler IT ausgestattet, damit auch für den Fall eines Lockdowns das Lernen, auf digitalem Raum, weiterhin möglich ist.
In der ADAC Zentrale in München ist das Desk-Sharing Konzept gängige Praxis. Den Mitarbeiter*innen stehen neben Großraumbüros mit anpassbaren Schreibtischen und Schreibtischstühlen, die zur Teamarbeit genutzt werden können, auch Einzelbüros (Cockpit genannt) die für Arbeiten die Ruhe erfordern, zur Verfügung.
Banken in Deutschland ziehen ebenfalls mit und führen flexibles Arbeitsabläufe ein. Büroflächen zu reduzieren war eine Folge der starken Mobilitätseinschränkungen durch die Corona-Pandemie. Auch Bankmitarbeiter*innen arbeiteten erstmals im Home-Office. Flexible Arbeitsrichtlinien ermöglichen Bankangestellten nun zwei bis drei Tage pro Woche im Home-Office zu arbeiten. Dadurch haben Banken das Bürokonzept Desk-Sharing eingeführt. In diesem Zusammenhang gibt es weniger Arbeitsplätze und die Zuweisung fester Arbeitsplätze entfällt größtenteils. Der geringere Platzbedarf führte somit beispielsweise bei der Deutschen Bank in Hameln dazu, mehrere Stockwerke des Gebäudes aufzugeben.
Bereits vor einigen Jahren kam es bei der Lufthansa Group im Headquarter am Standort Frankfurt zur Einführung eines Flexible-Office. Neben der Errichtung adäquater Räumlichkeiten, die dem gestiegenen Bedürfnis nach Kommunikation und Kollaboration gerecht werden, wurde ebenso ein Hot Desking Konzept eingeführt. Auch der Wunsch, das Headquarter effizienter zu nutzen und möglicherweise Fläche und somit Kosten einzusparen, sollte dadurch erfüllt werden.
Das Ziel, die Eigenverantwortung von Führungskräften und Mitarbeiter*innen zu stärken, Hierarchien abzubauen und Vertrauen zu schaffen, soll durch die Einführung von Desk-Sharing erreicht werden. Die Präsenz der Mitarbeitenden steht nicht mehr an oberster Stelle. Vielmehr sollen flexible Arbeitsbedingungen dazu führen, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, frei zu entscheiden von wo sie arbeiten möchten und zu welchen Zeiten. Dadurch soll die Work-Life-Balance ausgeglichen und die Attraktivität als Arbeitgeber positiv beeinflusst werden.
Auch bei Siemens soll ein Shared-Desk Konzept für mehr Selbstbestimmung sorgen und somit die Mitarbeitendenzufriedenheit und zugleich die Produktivität erhöhen.
"In der Arbeitswelt der Zukunft brauchen wir neue Modelle, um Menschen, Orte und Prozesse miteinander zu verbinden. Bei Microsoft streben wir ein hybrides Arbeitsmodell an, also die Kombination aus mobilem und bürobasiertem Arbeiten, bei dem Beschäftigte selbst wählen, wie, wann und wo sie arbeiten möchten. Wir stellen dafür die Mitarbeitenden in den Fokus und rüsten sie mit den richtigen Arbeitsgeräten aus, forcieren einen Wandel der Arbeitskultur, stärken die digitalen Kompetenzen und ermöglichen Inklusion und Teilhabe. Sicherheit und Compliance bilden die Basis für eine solche Arbeitswelt, in der sich Menschen über Homeoffice und Büro hinweg miteinander vernetzen können." , heißt es auf www.microsoft.com.
Hybrides Arbeiten ist bei Microsoft Deutschland aber nicht erst seit der Pandemie möglich. Das Unternehmen arbeitet schon länger nach dem Grundsatz, dass starre Arbeitszeiten und Anwesenheitspflicht keine Voraussetzung für ein produktives und erfolgreiches Arbeiten sind und sich vielmehr die Mitarbeitendenzufriedenheit positiv auf Produktivität und Erfolg auswirkt. Individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen werden bei Microsoft deshalb ernst genommen und berücksichtigt.
Microsoft gibt beispielsweise bei den Stellenausschreibungen an, ob die Stelle 100% vor Ort oder im Homeoffice oder zu 50% von zu Hause/vor Ort besetzt werden soll.
Darüber hinaus hat Microsoft verschiedene Produkte zur Unterstützung hybrider Arbeitsmodelle entwickelt. Dazu zählt unter anderem die Anwendung Teams Connect, die einen Kanal für gemeinsames Arbeiten darstellt oder aber das Microsoft Whiteboard, das Mitarbeitenden die Möglichkeit bietet, Brainstormings und Visualisierungen vorzunehmen, ohne dass die Mitarbeiter*innen gemeinsam im Büro sein müssen.
In Amsterdam ist Deloitte bereits im Jahre 2015 in ein Bürogebäude eingezogen, das nur über 1.000 Arbeitsplätze für ca. 2.500 Mitarbeiter*innen verfügt. Per App wird automatisch bei Betreten des Gebäudes die Suche und Buchung eines Schreibtisches in Gang gesetzt.
Die Desk-Sharing Quote, gibt Aufschluss darüber, wie viele Schreibtische in Relation zu den beschäftigten Mitarbeitenden vorhanden sein sollten. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer, denn gerade durch Covid-19 arbeiten immer mehr Beschäftigte von zu Hause. Auch wirken sich Krankenstand sowie Urlaubsanspruch der Belegschaft auf die Auslastung der Schreibtische aus. Diese Punkte können für das Unternehmen Kosteneinsparungen bedeuten, da kleinere Büros angemietet werden können.
Pauschal lässt sich die Quote der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze nicht berechnen. Es kommt dabei auf das Unternehmen an und wie die Homeoffice Situation aussieht. Deshalb ist es wichtig, die optimale Desk-Sharing Quote für jeden Betrieb individuell zu bestimmen. Über einen festgelegten Zeitraum sollte daher die Auslastung des einzelnen Arbeitsplatzes betrachtet werden. Durch Urlaub, Krankzeiten und Fortbildungen der Mitarbeitenden stehen Schreibtische in der Regel mindestens 5 Wochen im Jahr leer. Dieser Leerstand kann durch ein Desk-Sharing Konzept ausgeglichen werden. In den häufigsten Fällen ergibt sich dann eine Quote von 1:1,25 was bedeutet, dass für 10 Mitarbeitende 8 Schreibtische vorhanden sein sollten.
Längst ist Desk-Sharing nicht mehr ausschließlich bei Firmen des Silicon Valley beliebt. Das Thema Flexible Office hat sich mittlerweile vor allem auch durch die Corona-Pandemie bei Deutschen Unternehmen etabliert und zu einem echten Trend entwickelt. Hot Desking bzw. die Idee, dass sich mehrere Mitarbeiter*innen einen Arbeitsplatz teilen, bringt dabei einige Vorteile sowie auch Nachteile mit sich. Damit die Nachteile nicht überwiegen, ist es wichtig, dass Firmen klare Regeln für das Desk-Sharing aufstellen. Eine dieser Regeln ist beispielsweise die Clean-Desk-Policy. In diesem Zusammenhang sollten Geschäftsführer darauf achten, dass die Mitarbeiter*innen ausreichend Möglichkeiten haben, ihre persönlichen Dinge zu verstauen.
1. Kosteneinsparungen für Firmen:
durch den Wegfall von Arbeitsplätzen (häufig sind 25-50% der Schreibtische unbesetzt) und niedrigere Ausgaben für die Ausstattung der Büros
durch kleinere Büroräume
durch niedrigeren Energiebedarf
durch geringeren Reinigungsaufwand
2. Leerstehende Flächen können sinnvoll anderen Zwecken dienen
3. Arbeitsplätze können flexibel und je nach Bedarf genutzt werden. Diese Flexibilität fördert den Austausch untereinander und kann sich auch positiv auf die Kreativität auswirken
4. Der jeweilige Arbeitsplatz wird optimal auf die entsprechenden Arbeitsprozesse und Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen ausgerichtet dies kann die Zufriedenheit der Mitarbeitenden positiv beeinflussen
5. Verbesserung der abteilungsübergreifenden Kommunikation, da auch Mitarbeitende unterschiedlicher Teams mal zusammen sitzen
6. Attraktivität bzw. Employer Branding wird gerade in Bezug auf jüngere Zielgruppen positiv durch Desk-Sharing beeinflusst, da diese häufig Desk-Sharing mit Agilität und modernen Arbeitsweisen in Verbindung bringen
1. Die Suche nach einem freien Arbeitsplatz, ständig persönliche Dinge wie Fotos aber auch den Laptop ein und wieder auspacken und Tisch bzw. Schreibtischstuhl neu einstellen zu müssen ist zeitintensiv. Allerdings kann die Suche nach einem freien Schreibtisch mittels Desk-Sharing App erleichtert werden
2. Menschen, die sie sich schwer auf ein ungewohntes Arbeitsumfeld einstellen können haben häufig ihre Schwierigkeiten mit dem Thema Flexible Office bzw. Desk-Sharing. Diese sollten gerade bei Einführung einer Desk-Sharing Lösung an die Hand und Sorgen und Nöte dieser Personen ernst genommen werden
3. Abteilungsübergreifender Austausch der Arbeitnehmer*innen wird zwar durch Desk-Sharing gefördert, allerdings kann die Teamarbeit darunter leiden. Wichtig ist daher, als Führungskraft im Austausch mit den Mitarbeitenden zu sein, um eventuelle Gegenmaßnahmen zeitnah einleiten zu können
Um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden unverzüglich ihre Tätigkeit im Büro aufnehmen können, sollte die Ausstattung von Arbeitsplätzen einheitlich sein. So muss der Schreibtisch beispielsweise über eine gut erreichbare Steckdosenleiste, einen Bildschirm, eine Tastatur und Maus verfügen.
Private Gegenstände wie zum Beispiel Fotos von Partner*in und Kindern gehören zu den meisten Schreibtischen, wie das benötigte Arbeitsmaterial. Damit ein Desk-Sharing Konzept erfolgreich sein kann, muss Mitarbeitenden ausreichend Stauraum beispielsweise in Form von Rollcontainern oder Spinden ermöglicht werden.
Ein höhenverstellbarer Schreibtisch und ergonomischer Bürostuhl darf in einem gut ausgestatteten Büro im Rahmen eines Desk-Sharing Konzeptes nicht fehlen. Einmal pro Jahr sollten Mitarbeitende durch einen Sicherheitsbeauftragten geschult werden, um gesundheitliche Beschwerden durch einen nicht korrekt eingestellten Stuhl bzw. Tisch am Arbeitsplatz zu vermeiden.
Damit nichts auf dem Schreibtisch verbleibt, woran sich Kollegen stören könnten, wie beispielsweise eine benutzte Tee- oder Kaffeetasse, gilt an den Arbeitsplätzen die sogenannte Clean-Desk-Policy. Der Platz ist nach getaner Arbeit sauber und ordentlich zu hinterlassen. Persönliche Gegenstände sind zu entfernen und alles ist in Schließfächern oder Spinden zu verstauen.
Zum Schutz sensibler Daten vor dem Zugriff Unbefugter gilt es, diese zu sichern und Ausdrucke in abschließbaren Schränken oder Schubladen zu verstauen. Dies ist auch geregelt in der DSGVO.
Unternehmen, die nicht über einen Betriebsrat verfügen, sollten Vorgaben zur Gefährdungsbeurteilung in einer unternehmensweiten Richtlinie definieren. Außerdem ist es von besonderer Bedeutung, die Mitarbeitenden regelmäßig über gültige Sicherheitsvorgaben und Regeln zu informieren.
Unternehmen profitieren durch niedrigere Betriebskosten, ein positives Image als Arbeitgeber und mehr Nachhaltigkeit, aufgrund weniger Pendelverkehr und kleinerer Büroflächen (geringere Energiekosten), vom Desk-Sharing. Aber auch die Mitarbeitenden werden durch Desk-Sharing zu Gewinnern, denn sie profitieren beispielsweise von einem abteilungsübergreifenden Austausch. Einige renommierte Unternehmen setzen bereits erfolgreich Desk-Sharing Konzepte ein. Der Arbeitsplatz muss dabei Regularien und rechtlichen Bestimmungen entsprechen. Nur auf diese Art und Weise kann Desk-Sharing funktionieren.
Fotos: unsplash.com
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